Entschuldigungsverfahren - Regelungen zum Umgang mit Fehlzeiten und Beurlaubungen

Schulversäumnisse - Erfassen von Abwesenheiten

Erziehungsberechtigte/Schüler*innen tragen Abwesenheiten bis spätestens 7:45 Uhr mit schriftlichen Anmerkungen zum Grund des Schulversäumnisses über ihren persönlichen WebUntis-Zugang ein. Bei Abwesenheitsmeldungen aus unvorhersehbaren Gründen ist der Abwesenheitsgrund „fehlt“ zu wählen, bei Abwesenheiten aus Krankheitsgründen (auch Arztbesuche) ist „krank“ auszuwählen.

Von telefonischen Krankmeldungen über das Sekretariat ist möglichst abzusehen.

Terminierte Arztbesuche oder Krankenhausaufenthalte sind frühzeitig der Klassen- bzw. Jahrgangsstufenleitung über die Mitteilungsfunktion von WebUntis (ggf. Lesebestätigung nutzen) schriftlich mitzuteilen.

Lehrer*innen führen zu Beginn jeder Unterrichtsstunde eine Abwesenheitskontrolle durch und erfassen alle Abwesenheiten im Verlauf der Unterrichtsstunde in WebUntis. In der Regel sind alle Abwesenheiten bereits erfasst.

Abwesenheiten von Schüler*innen, die aufgrund einer schulischen Veranstaltung fehlen, werden über den Abwesenheitsgrund „schulisch“ erfasst. Abwesenheiten im Ganztagsbereich (AGs oder Nachmittagsbetreuung) sind mit dem Abwesenheitsgrund „fehlt im Ganztag“ zu erfassen. Diese Abwesenheiten werden nicht als Fehlstunden gezählt und werden automatisch mit dem Status „entschuldigt“ versehen. 

Abwesenheitsmeldungen bei vorzeitigem Verlassen der Schule vor Unterrichtsschluss sind persönlich durch die Schüler*innen im Sekretariat vorzunehmen. 

Entschuldigen von erfassten Fehlzeiten

Fehlzeiten werden von der Klassen- bzw. Jahrgangsstufenleitung in der Regel ohne Rückfragen mit dem Status „entschuldigt“ versehen, wenn die zugehörige Abwesenheitsmeldung über den persönlichen WebUntis-Zugang von Erziehungsberechtigten bzw. volljährigen Schüler*innen eingetragen und mit einer schriftlichen Entschuldigung (Anmerkungsfeld) versehen wurde. 

Bei begründeten Zweifeln, ob Unterricht aus gesundheitlichen Gründen versäumt wird, kann die Schule von den Erziehungsberechtigten bzw. volljährigen Schüler*innen ein ärztliches Attest verlangen und in besonderen Fällen ein amtsärztliches Gutachten einholen (§ 43 Absatz 2 SchulG).

Erziehungsberechtigte bzw. volljährige Schüler*innen nutzen in allen anderen Fällen die Mitteilungsfunktion von WebUntis, um Schulversäumnisse bei ihrer Klassen- bzw. Jahrgangsstufenleitung innerhalb einer Frist von 7 Tagen nach Rückkehr in die Schule schriftlich zu entschuldigen. Alternativ ist die persönliche Vorlage einer schriftlichen Entschuldigung bei der Klassen- bzw. Jahrgangsstufenleitung möglich.

Die Klassen- bzw. Jahrgangsstufenleitung bewertet die dokumentierten Abwesenheiten abschließend als entschuldigtes oder unentschuldigtes Fehlen und versieht die entsprechenden Fehlzeiten mit dem Status „entschuldigt“ bzw. „nicht entschuldigt“ oder „nicht akzeptiert“. 

Verspäten sich Schüler*innen zum Unterricht, so entscheiden die Fachlehrer*innen unmittelbar über den Entschuldigungsstatus, indem sie die zeitliche Verspätungen über die Abwesenheitsgründe „Verspätung entschuldigt“ und „Verspätung unentschuldigt“ in WebUntis erfassen.  

Erziehungsberichtigte und Schüler*innen behalten die Fehlzeiten ihrer Kinder bzw. die eigenen Fehlzeiten über WebUntis im Blick und suchen bei Gesprächsbedarf den Kontakt zur Klassen- bzw.Jahrgangsstufenleitung.

Beurlaubungen vom Unterricht und sonstigen Schulveranstaltungen

Beurlaubungsanträge werden von Erziehungsberechtigten bzw. volljährigen Schüler*innen schriftlich über die Klassen- bzw. Jahrgangsstufenleitung an die Schulleitung gestellt. Anträge sind möglichst mithilfe der Mitteilungsfunktion von WebUntis (ggf. Lesebestätigung nutzen) so frühzeitig zu stellen, dass eine rechtzeitige Entscheidung möglich ist.  

Beurlaubungsanträge für Zeiten von maximal einem Unterrichtstag werden in der Regel direkt von der Klassen- bzw. Jahrgangsstufenleitung geprüft und entschieden, sofern es sich nicht um Tage direkt vor oder nach Ferien handelt. Erziehungsberechtigte bzw. volljährige Schüler*innen werden zeitnah über die Entscheidung informiert. Eine Abwesenheit aufgrund einer Beurlaubung durch die Klassen- bzw. Jahrgangsstufenleitung wird in WebUntis über den Abwesenheitsgrund „beurlaubt“ erfasst.

Alle weiteren Beurlaubungsanträge werden von der Klassen- bzw. Jahrgangsstufenleitung umgehend der Schulleitung vorgelegt. Diese Vorlage erfolgt möglichst per Mail über das Sekretariat (Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!). Diese Mail sollte eine kurze Stellungnahme der Klassen- bzw. Jahrgangsstufenleitung sowie den Antrag als PDF enthalten.

Nach Prüfung des Antrags durch die Schulleitung informiert das Sekretariat per Mail die Klassen- bzw. Jahrgangsstufenleitung über die Entscheidung mit der Bitte um Weiterleitung an die Erziehungsberechtigen bzw. volljährigen Schüler*innen (ggf. Brief als PDF im Anhang). Eine Abwesenheit aufgrund einer Beurlaubung durch die Schulleitung wird in WebUntis durch das Sekretariat über den Abwesenheitsgrund „beurlaubt SL“erfasst.

Abwesenheiten aufgrund einer Beurlaubung (Abwesenheitsgründe „beurlaubt“ bzw. „beurlaubt SL“) werden in WebUntis nicht als Fehlzeiten gezählt und erhalten automatisch den Status „entschuldigt“.

Ergänzende Hinweise

Ist ein Schüler*in an einer Infektionskrankheit erkrankt, sind die Erziehungsberechtigen gemäß § 34 Absatz 5 Satz 2 Infektionsschutzgesetz (IfSG) verpflichtet, dies der Schule unverzüglich zu melden. 

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